E-Mail Archiving Bundle (E-Mail Archivierungspaket)

Nach wie vor erfreut sich die Verwendung von E-Mails größter Beliebtheit. In Marktberichten von Gartner, IDC und anderen Analysten werden E-Mails sogar regelmäßig als das vielleicht wichtigste - oder zumindest das am häufigsten verwendete - Kommunikationstool von Unternehmen bezeichnet. Dies bedeutet jedoch, dass Unternehmen nicht nur die Verantwortung haben, ihre E-Mails zu verwalten und zu archivieren. Sie müssen auch Methoden verwenden, mit denen die in den E-Mails enthaltenen Daten schnell und effizient gefunden und verwendet werden können.

Der Druck auf Unternehmen, neue Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig einen immer größeren Umfang an internem Wissen zu verwalten, wächst und führt dazu, dass die Unternehmen sich folgende Fragen stellen müssen:

  • Welche Risiken ergeben sich durch den Verlust von Firmenwissen?
  • Welche Vorschriften und rechtlichen Bestimmungen müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Auswirkungen hat der individuelle bzw. unternehmensweite Gebrauch/Missbrauch von E-Mail-Systemen?
  • Wie wichtig sind in E-Mails enthaltene Daten für den täglichen Geschäftsablauf, und wie sollen ein einfacher Zugriff auf diese Daten sowie ihre langfristige Verwendbarkeit gewährleistet werden?
  • Wird die Archivierung zentral oder von individuellen Benutzern vorgenommen?

Die E-Mail Archivierungstechnologie von ZyLAB bietet:

  • Endanwendern die Möglichkeit, ihre E-Mails direkt aus Microsoft® Outlook oder IBM® Lotus Notes heraus (Plattform) zu archivieren
  • die E-Mail-zu-XML-Konvertierung von PST- und NSF-Containerdateien, die hierfür vom Administrator bestimmt wurden
  • die automatische Konvertierung auf Server-Ebene in eine XML-Archivdatenbank

Archivierung für Endbenutzer: E-Mails aus Microsoft® Outlook oder Lotus Notes direct in XML konvertieren

Das ZyLAB Archiving Modul, ein Bestandteil der ZyLAB Information Management Platform, ist eine großartige Erweiterung für Microsoft® Outlook, da Sie Ihre E-Mails im Volltext durchsuchen und nun problemlos in einem ZyLAB-Archiv speichern können. Mit Hilfe der "Archivierungsoption" kann Ihre E-Mail als Text-, HTML- oder RTF-Datei gespeichert werden. Standardmäßige E-Mail-Daten wie Name des Senders, Betreff und Datum werden als Schlüsselfelder gespeichert. Alle in der E-Mail enthaltenen Anhänge werden ebenfalls gespeichert und ein Link zwischen der ursprünglichen E-Mail und den Anhängen hergestellt.

Sie können Ihr Archiv sowohl nach E-Mails als auch nach Anhängen durchsuchen. Da der Link zwischen der ursprünglichen E-Mail und dem Anhang vom ZyLAB Archiving Modul gespeichert wird, können Sie die verlinkte Datei immer sofort öffnen.

Machen Sie sich keine Sorgen mehr um die Archivierung Ihrer E-Mails. Installieren Sie einfach das ZyLAB Archiving Modul, und alle Ihre E-Mails werden sicher in einem offenen Dateiformat gespeichert, das sofort zusammen mit der Software von ZyLAB verfügbar ist.

Leistungsmerkmale und Vorzüge

  • Einfache Installation ermöglicht sofortigen Arbeitsbeginn
  • Schnelles und bequemes Archivieren per Mausklick in Microsoft® Outlook und Lotus Notes
  • Direktes Speichern Ihrer Dokumente im ZyLAB-Archiv
  • Archivieren von E-Mails samt Anhängen
  • Automatisches Extrahieren von Schlüsselfeldern wie Sender, Datum und Empfänger zur Verwendung im ZyLAB-Archiv
  • Automatisches Integrieren von E-Mail-Eigenschaften wie Name des Senders, Betreffzeile und DatumGet to work immediately due to ease of installation
  • Endanwender können E-Mails um Metadaten erweitern

Das E-Mail-zu-XML Konvertierungsmodul für PST- und NSF-Containerdateien

Mit dem ZyLAB Email Conversion Modulekönnen Administratoren ausgewählte E-Mails (PST oder NSF) in das nicht-proprietäre und nachhaltige XML-Format konvertieren. Diese optionale Erweiterung für das Archivmodul (siehe oben) sorgt für mehr Einheitlichkeit in den E-Mail-Archiven, so dass sie sich besser durchsuchen und beherrschen lassen. Wer seine E-Mails in XML speichert, profitiert von verlässlicher Kompatibilität mit zukünftigen Systemen und erspart sich zudem teuere Konvertierungen.

Archivierung auf dem Server: Daten des Microsoft® Exchange Servers in XML-Datenbank integrieren

Mit Hilfe des ZyLAB Exchange Connector können Sie alle Daten Ihres Microsoft® Exchange Servers in einer ZyLAB XML-Datenbank archivieren. Alle Daten, die Sie archivieren möchten - wie E-Mails, Newsgroups, usw. - werden vom Microsoft® Exchange Server kopiert und einschließlich aller Anhänge als XML-Dateien gespeichert. Durch die Speicherung im XML-Format wird Kompatibilität mit zukünftigen Systemen garantiert, ohne dass hohe Kosten für die Konvertierung entstehen. Durch den ZyLAB Exchange Connector werden Daten wie Name des Senders und Empfängers, Datum und Uhrzeit automatisch als Schlüsselfelder hinzugefügt. Ihr Archiv wird dadurch automatisch strukturiert. Mit der leistungsstarken ZyLAB-Maschine für Volltextrecherche können Sie dann ein durchsuchbares Archiv erstellen und Dokumente schnell und einfach auffinden.

Das E-Mail-Archiv kann auf verschiedene Arten verwendet werden:

  • Individuell - Die von Ihnen archivierten E-Mails können mit einer Einzelplatzversion von ZyFIND durchsucht und verwaltet werden, die nur autorisierten Personen Zugang zu den archivierten E-Mails gewährt.
  • Webbasiert - Mit dem ZyLAB Webserver oder Enterprise Webserver können Benutzer E-Mails über einen einfachen Webbrowser durchsuchen und ansehen. Abgerufene E- Mails können in den Exchange-E-Mail-Clients wiederverwendet, d. h. weitergeleitet oder beantwortet werden.
  • Webbasiert und sicher - Erstellen Sie mit dem ZyLAB Enterprise Server und dem Modul für Dokumentensicherheit ein E-Mail-Archiv, für das Benutzer sich anmelden und die Suche auf Ihre eigenen E-Mails beschränken können.

Je nach Anforderungen und Infrastruktur können Sie die ZyLAB XML-Datenbank auf einem beliebigen Speichergerät wie Festplatte, RAID oder SAN ablegen.

Leistungsmerkmale und Vorzüge

  • Erstellen detaillierter Protokolle mit umfassenden Funktionen
  • Effizientere Wartung und Konfigurationseinstellungen über Browser-Benutzeroberfläche
  • Nahtlose Integration in den ZyLAB Enterprise Webserver
  • Archivieren ein- und ausgehender E-Mails einschließlich Anhängen in XML-Dateien
  • Archivieren von Newsgroups in XML-Dateien
  • Extrahieren von E-Mail-Eigenschaften mit anschließender Archivierung als Schlüsselfelder
  • Erstellen von Archivierungsregeln für individuelle Mailboxen oder Gruppen
  • Erstellen von Archivierungsoptionen für Gruppen in öffentlichen Ordnern