Archivierung und Suche in SharePoint mit ZyIMAGE
Mit SharePoint-fähigen Datenspeichern können Anwender die im täglichen Geschäft anfallenden Mengen unstrukturierter Informationen gemeinsam nutzen, speichern, organisieren und darauf zugreifen. Die SharePoint Software gehört zu den am schnellsten vom Markt akzeptierten Produkten, die Microsoft je entwickelt hat. Gründe dafür sind, dass die Software eine einfache und gewohnte Anwendungsumgebung bietet, dass sie Mitarbeiter effektiv bei den täglichen Geschäftsaktivitäten unterstützt, Inhalte verwaltet und für die weitere Nutzung bereit hält.
Mit „ZyIMAGE Archiving Services für SharePoint” werden Inhalte, die in Microsoft Office SharePoint Server 2007 erstellt wurden, auf einen offenen und nachhaltigen XML ZyIMAGE Datenspeicher migriert. Anwender können mit „ZyIMAGE Archiving Services für SharePoint” Inhalte in einer offenen und konsolidierten Infrastruktur erfassen und geschäftskritische Daten komfortabel aufbewahren, wiederverwenden und zudem für E-Discovery-Zwecke gezielt bereitstellen. Gleichzeitig profitieren Anwender von einer Optimierung ihrer Microsoft SharePoint Software: Deren Performance wird verbessert und sie verfügen durch ZyIMAGE zusätzlich über erweiterte Möglichkeiten der Archivierung, Suche und Textanalyse. Dies ist essentiell im Fall von Discovery-Aktivitäten oder Revisionen und für die Einhaltung gesetzlicher Regulierungen. Vorteilhaft wirken sich darüber hinaus die geringeren Speicherkosten aus, eingespart durch die Entlastung der SharePoint-Server.
- Organisationen, die SharePoint als Dokumenten-Management-Lösung im großen Maßstab nutzen (was die Langzeitarchivierung sowie umfassende Suchfunktionalität erfordert) stehen vor einer großen Herausforderung. Die typischerweise mit der Nutzung von SharePoint assoziierte Adhoc-Struktur für die Informationsteilung bietet nicht unbedingt die optimale Grundlage für eine Lösung, die komfortabel, skalierbar, durchsuchbar und für die Langzeitarchivierung geeignet ist. Juristische E-Discovery-Aktionen (z.B. US-FRCP), Europäische Compliance-Untersuchungen sowie interne Sicherheitsüberprüfungen und Revisionen erfordern eine sehr viel leistungsstärkere, tiefere Suche als sie Microsoft SharePoint bieten kann. Das bedeutet für Anwender unerwartete und inakzeptable Kosten und Risiken!
- SharePoint bietet keine standardmäßige Unterstützung von Regulierungen wie FDA, FAA, DoD 5015.2, Moreq-2 oder HIPPA. Das verursacht vielen Organisationen, die den Einsatz von SharePoint planen, Probleme. Insbesondere, wenn sie ihre Dokumente an Dritte übermitteln müssen, wie beispielsweise ein Nationalarchiv. Oder die Informationen müssen länger als die erwartete Lebensdauer der aktuellen Microsoft SharePoint-Installation aufbewahrt werden – z.B. aufgrund komplexer und teurer Datenmigrationen.
Daher sind erhebliche Verbesserungen der Funktionalität rund um die Suche und Langzeitarchivierung notwendig, um die gemeinsame Adhoc-Informationsteilung zu synchronisieren und sie als strategische Unternehmensressource wirtschaftlich zu verwalten. Insbesondere im Kontext der strengen E-Discovery-Anforderungen, die im US-Zivilrecht nach den Federal Rules of Civil Procedure anfallen, wird dies offensichtlich.
ZyLAB unterstützt diese Anforderungen, indem:
- die Suchmöglichkeiten erweitert werden
- große Mengen unstrukturierter Daten verwaltet werden, ohne Begrenzung von Größe und Anzahl der Dokumente pro Projekt
- zukünftige kostenintensive Upgrades für SharePoint entfallen
- Dokumente, Strukturen und gesamte Projekte nach deren Abschluss ausgelagert werden
- es als Background-Plattform die langfristige, nachhaltige und skalierbare XML- Speicherung, sowie Sicherheit und ausgefeilte Suchfunktionen (auch über das SharePoint-Portal) bietet
- keine versteckten Kosten anfallen, die durch zusätzliche SQL-Serverlizenzen, deren Wartung, Backup und Upgrades verursacht werden
- zahlreiche (internationale) Standards erfüllt werden
- die volle Integration mit der ZyIMAGE E-Discovery-Plattform eine schnelle Reaktion auf Discovery-Anforderungen ermöglicht
Wenn Sie mehr über die Produkte von ZyLAB erfahren wollen und darüber, wie diese dazu beitragen können, Ihre Organisation effizienter, gründlicher und kosteneffizienter zu machen, dann rufen Sie bei Ihrer nächstgelegenen Niederlassung an oder schicken Sie uns eine E-Mail unter info@zylab.com. Alternativ können Sie auch ein Formular zur Informationsanforderung ausfüllen.