E-mail Archiving Bundle (E-mail Archiving-Paket)
Nach wie vor erfreut sich die Verwendung von E-Mails größter Beliebtheit. In Marktberichten von Gartner, IDC und anderen Analysten werden E-Mails sogar regelmäßig als das vielleicht wichtigste - oder zumindest das am häufigsten verwendete - Kommunikationstool von Unternehmen bezeichnet. Dies bedeutet jedoch, dass Unternehmen nicht nur die Verantwortung haben, ihre E-Mails zu verwalten und zu archivieren. Sie müssen auch Methoden verwenden, mit denen die in den E-Mails enthaltenen Daten schnell und effizient gefunden und verwendet werden können.
Der Druck auf Unternehmen, neue Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig einen immer größeren Umfang an internem Wissen zu verwalten, wächst und führt dazu, dass die Unternehmen sich folgende Fragen stellen müssen:
- Welche Risiken ergeben sich durch den Verlust von Firmenwissen?
- Welche Vorschriften und rechtlichen Bestimmungen müssen berücksichtigt werden?
- Welche Auswirkungen hat der individuelle bzw. unternehmensweite Gebrauch/Missbrauch von E-Mail-Systemen?
- Wie wichtig sind in E-Mails enthaltene Daten für den täglichen Geschäftsablauf, und wie sollen ein einfacher Zugriff auf diese Daten sowie ihre langfristige Verwendbarkeit gewährleistet werden?
- Wird die Archivierung zentral oder von individuellen Benutzern vorgenommen?
ZyLAB bietet eine Reihe von Tools, die Sie bei der E-Mail-Archivierung unterstützen:
- XML-Konvertierung von Outlook-Dateien (für Endbenutzer)
- Übertragung von Exchange Server-Daten in eine XML-Datenbank (für die Archivierung auf Server-Ebene)
Archivierung für Endbenutzer
E-Mails aus Microsoft® Outlook in XML konvertieren (RMA Plug-in)
Das RMA Plug-in ist eine großartige Erweiterung für Microsoft® Outlook, da Sie Ihre E-Mails im Volltext durchsuchen und nun problemlos in einem ZyLAB-Archiv speichern können. Mit Hilfe der "Archivierungsoption" kann Ihre E-Mail als Text-, HTML- oder RTF-Datei gespeichert werden. Standardmäßige E-Mail-Daten wie Name des Senders, Betreff und Datum werden als Schlüsselfelder gespeichert. Alle in der E-Mail enthaltenen Anhänge werden ebenfalls gespeichert und ein Link zwischen der ursprünglichen E-Mail und den Anhängen hergestellt.
Sie können Ihr Archiv sowohl nach E-Mails als auch nach Anhängen durchsuchen. Da der Link zwischen der ursprünglichen E-Mail und dem Anhang vom RMA Plug-in gespeichert wird, können Sie die verlinkte Datei immer sofort öffnen.
Machen Sie sich keine Sorgen mehr um die Archivierung Ihrer E-Mails. Installieren Sie einfach das RMA Plug-in, und alle Ihre E-Mails werden sicher in einem offenen Dateiformat gespeichert, das sofort zusammen mit der Software von ZyLAB verfügbar ist.
Leistungsmerkmale und Vorzüge:
- Einfache Installation ermöglicht sofortigen Arbeitsbeginn
- Schnelles und bequemes Archivieren per Mausklick in Microsoft® Outlook
- Direktes Speichern Ihrer Dokumente im ZyLAB-Archiv
- Archivieren von E-Mails samt Anhängen
- Automatisches Extrahieren von Schlüsselfeldern wie Sender, Datum und Empfänger zur Verwendung im ZyLAB-Archiv
- Automatisches Integrieren von E-Mail-Eigenschaften wie Name des Senders, Betreffzeile und DatumGet to work immediately due to ease of installation
Archivierung auf dem Server
Daten des Microsoft® Exchange Servers in XML-Datenbank integrieren (ZyLAB Exchange Connector)
Mit Hilfe des ZyLAB Exchange Connector können Sie alle Daten Ihres Microsoft® Exchange Servers in einer ZyLAB XML-Datenbank archivieren. Alle Daten, die Sie archivieren möchten - wie E-Mails, Newsgroups, usw. - werden vom Microsoft® Exchange Server kopiert und einschließlich aller Anhänge als XML-Dateien gespeichert. Durch die Speicherung im XML-Format wird Kompatibilität mit zukünftigen Systemen garantiert, ohne dass hohe Kosten für die Konvertierung entstehen. Durch den ZyLAB Exchange Connector werden Daten wie Name des Senders und Empfängers, Datum und Uhrzeit automatisch als Schlüsselfelder hinzugefügt. Ihr Archiv wird dadurch automatisch strukturiert. Mit der leistungsstarken ZyLAB-Maschine für Volltextrecherche können Sie dann ein durchsuchbares Archiv erstellen und Dokumente schnell und einfach auffinden.
Je nach Anforderungen und Infrastruktur können Sie die ZyLAB XML-Datenbank auf einem beliebigen Speichergerät wie Festplatte, RAID oder SAN ablegen.
Von einzelnen bis hin zu unternehmensweiten E-Mail-Archiven
Mit dem ZyLAB Exchange Connector werden nicht länger nur die vom Benutzer als wichtig eingestuften E-Mails archiviert. Vielmehr werden nun alle E-Mails direkt vom Server abgerufen und können sofort durchsucht werden. Das E-Mail-Archiv kann auf verschiedene Arten verwendet werden:
- Individuell - Die von Ihnen archivierten E-Mails können mit einer Einzelplatzversion von ZyFIND durchsucht und verwaltet werden, die nur autorisierten Personen Zugang zu den archivierten E-Mails gewährt
- Webbasiert - Mit dem ZyLAB Webserver oder Enterprise Webserver können Benutzer E-Mails über einen einfachen Webbrowser durchsuchen und ansehen. Abgerufene E- Mails können in den Exchange-E-Mail-Clients wiederverwendet, d. h. weitergeleitet oder beantwortet werden
- Webbasiert und sicher - Erstellen Sie mit dem ZyLAB Enterprise Server und dem Modul für Dokumentensicherheit ein E-Mail-Archiv, für das Benutzer sich anmelden und die Suche auf Ihre eigenen E-Mails beschränken können
Leistungsmerkmale und Vorzüge:
- Erstellen detaillierter Protokolle mit umfassenden Funktionen
- Effizientere Wartung und Konfigurationseinstellungen über Browser-Benutzeroberfläche
- Nahtlose Integration in den ZyLAB Enterprise Webserver
- Archivieren ein- und ausgehender E-Mails einschließlich Anhängen in XML-Dateien
- Archivieren von Newsgroups in XML-Dateien
- Extrahieren von E-Mail-Eigenschaften mit anschließender Archivierung als Schlüsselfelder
- Erstellen von Archivierungsregeln für individuelle Mailboxen oder Gruppen
- Erstellen von Archivierungsoptionen für Gruppen in öffentlichen Ordnern